Il funzionamento interno di un ufficio richiede l'utilizzo di un gran numero di documenti, generalmente creati, trasferiti su carta e riprodotti tramite stampanti, fax e dispositivi multifunzione in dotazione al personale.
Se non coordinato, il processo di produzione e gestione dei documenti probabilmente porta a notevoli inefficienze e sprechi, incrementando i costi e riducendo la produttività aziendale.
Per questo è utile dotarsi di un sistema di document management, ossia gestire razionalmente e ottimizzare la creazione, archiviazione e distribuzione dei documenti stessi. Questo sistema deve essere gestito da un fornitore di servizi specializzato in grado di garantirne il funzionamento e l'efficienza per contratto.